Як синхронізувати Хорошоп, Prom.ua, Діловод та KeyCRM без овербукінгу

Ніша та Масштаб

Мультиканальний e-commerce побутової техніки, електроніки та товарів для дому (D2C роздріб та активні продажі на національних маркетплейсах).

Архітектурний стек звʼязки

• 🌐 Вітрина: Horoshop — брендовий інтернет-магазин із каталогом та кошиком.
• 🛒 Маркетплейс: Prom.ua — додатковий високонавантажений канал збуту.
• 📊 ERP & Склад: Dilovod — єдине Master-джерело собівартості, залишків і закупівель.
• 🎯 CRM & Логістика: KeyCRM — операційний хаб для менеджерів (замовлення, чати, ТТН).

Проблема (Точка А)

• Чотири розірвані системи: замовлення надходили паралельно на Prom.ua та сайт на Хорошопі; менеджери вели комунікацію у KeyCRM, а бухгалтерія окремо забивала проводки в Діловод.
• Рутинне копіювання: оператори щодня вручну переносили замовлення, адреси й статуси між чотирма різними вкладками (Ctrl+C / Ctrl+V), витрачаючи до 4 годин робочого часу.
• Овербукінг та падіння рейтингу: замовлення на останній товар часто надходило одночасно з Prom і сайту. Через затримку ручного списання покупцям доводилося відмовляти, що знижувало рейтинг магазину на маркетплейсі.
• Розсинхрон цін: змінити ціни по акціях чи курсу валют доводилося вручну в трьох різних кабінетах.

Рішення (PIM Team)

1. Єдине серце даних (Dilovod як Master-джерело): складські залишки та базові ціни регулюються виключно в ERP Діловод.
2. Двостороння шина синхронізації:

• Будь-яка зміна залишку в Діловод за секунди передається на Horoshop та Prom.ua.
• Замовлення з Prom та Хорошоп миттєво потрапляють у KeyCRM і резервують товар на складі в Діловоді.

1. Автоматизація логістики: менеджер працює виключно в KeyCRM. ТТН генерується в один клік, трекінг надсилається клієнту, а в Діловоді автоматично проводиться видаткова накладна.
2. Смарт-калькулятор націнок під Prom: автоматичний перерахунок цін для маркетплейсу з урахуванням комісії майданчика.

Результат (Точка Б)

• Точність залишків сягнула 100% — випадки овербукінгу повністю ліквідовані.
• Рейтинг на Prom.ua піднявся до 99.4% завдяки відсутності скасувань замовлень.
• Менеджери економлять 3.5 години щодня, оскільки весь операційний цикл замкнено в єдиному вікні KeyCRM.